Robot på plass i Osteoporosepoliklinikken: Frigir tid til komplekse oppgåver

Torsdag 2. november kunne Robbie Vest-roboten tre inn og avlaste ei travel avdeling med utsendingar. Når andre søv, bidreg roboten med å sende ut innkallingar frå Osteoporosepoliklinikken ved Stavanger universitetssjukehus (SUS).    

Tilpassar innkallingar og rapporterer 

Roboten Robbie opprettar og sender ut innkallingsbrev til pasient etter tildelt time. Det er to ulike brev som blir sende, eit for kontrolltimar og eit for timar til nye tilviste. Ved tildeling av timar sjekkar roboten postnummeret til pasienten, og tilpassar tidspunkt mot eventuelt lang reiseveg.   

Anne Berit Naley, prosjektleiar i Helse Stavanger, kan stadfeste at roboten leverer som han skal:  - Robbie Vest har fått god opplæring og har lært seg brukardokumentasjonen, så han utfører arbeidet heilt sjølvstendig når administrasjonstilsette ved avdelinga har gått heim for dagen.  

 - Roboten fungerer utmerkt. Den køyrer kveld og natt, og vi får ein rapport som er klar når vi startar dagen. Skulle det vere noko som gjer at han ikkje kan fullføre, så ser vi det i rapporten, og i intern melding, fortel Irrenn Oliversen, sekretær på Osteoporoseklinikken.    

3000 pasientar på venteliste  

Ideen om robotisering av timetildeling dukka opp då Ortopedisk avdeling ved SUS overtok ansvaret for beintettleiksmåling. Då var det 3000 pasientar på venteliste. Avdelinga såg at det var mykje repeterande arbeid, og dermed vart ideen om robotisering lansert. Det kom raskt i stand ei grov-kartlegging der robot-teamet fekk innsikt i arbeidsprosessen for tildeling av enkle timar.     

-Det viktigaste vi gjorde frå poliklinikken si side var å strukturere ventelistene for å sikre at roboten kunne velje berre dei rette pasientane, og setje opp tydelege timedefinisjonar i DIPS timebok slik at vi har god kontroll på sjølve tildelinga. Samarbeidet med RPA-teamet var veldig smidig og bra. Dei hadde tilstrekkeleg innsikt i DIPS, så dei kunne stille dei rette spørsmåla, og komme med gode innspel og løysingsforslag, seier Anne Berit.     

Frigjer tid for komplekse pasientforlaup  

Roboten bidreg til å redusere manuelt arbeid og frigjer tid for planleggjarar til mellom anna koordinering og planlegging av meir komplekse pasientforlaup og oppgåver.   

- Frå oppstart 2. november til og med 2. januar har roboten totalt tildelt 355 timar til pasientar ved Osteoporoseklinikken, seier Ingvild. 

- Å ha denne hjelpa til å setje opp timar og sende ut innkallingsbrev er fantastisk. Det er ei veldig god hjelp i ein travel kvardag, så eg tilrår ei slik løysing der det er mogleg, seier Irrenn. 

Med denne erfaringa finn prosjektleiaren frå Stavanger universitetssjukehus det naturleg å sjå på andre avdelingar som kan nytte seg av ei slik løysing.     

Roboten skal avlaste pasientar i «Mitt timeval»  

Det er prosjekt Integrert ressursplanlegging som har vore ansvarleg for arbeidet i samarbeid med RPA-teamet. Prosjektet arbeider no med planlegging for vidare innføring av løysinga. Nye kandidatar innmeldt er i første omgang Augeklinikken ved HFO og Osteoporoseklinikken ved HBE.   

-Eg tenkjer heilt klart at det er moglegheiter for nye poliklinikkar her, og gjennom det kan vi prøve å definere nokre standardar for slike innføringslaup. Det er langt fram til at robotar kan ta over all planlegging av timar, men dersom poliklinikken kan strukturere ventelistene med gode diagnosegrupper og kan setje tydelege timedefinisjonar i timeboka, så er mykje gjort, og RPA-teamet kan heilt sikkert bruke opp att erfaringane sine til nytte for fleire, seier Anne Berit.  

Dei skal òg sjå om roboten kan støtte der pasientar sjølve ikkje har bestilt time.    

- I arbeidet med «Mitt timeval» skal vi leggje til rette for at pasientane sjølve kan velje tidspunkt for poliklinikk-avtalane sine på Helsenorge.no. Då kan ein enkelt sjå for seg at roboten får i oppgåve å tildele timar for dei pasientane som ikkje vel seg tidspunkt sjølve, avsluttar ho.