Fakturaar må vere i samsvar med krava i «Bokføringsforskriften, §5-1-1. Salgsdokumentets innhold» og i tillegg innehalde kundens bestillingsnummer, avtalenummer og navn på kundens bestillar eller avdeling.
For å sikre rask behandling av mottekne fakturaar og at betaling skjer i tide, er det viktig at formelle krav er oppfylte, samt at merkinga er presis.
Bestillingsnummer
Fakturaen må vere merkt med det bestillingsnummeret som du som leverandør har motteke frå ein bestillar eller bestillande avdeling. Dette må brukast som fakturareferanse. Nummeret skal leggjast i XML-feltet "OrderReference/ID" (berre tallteikn). Dette gjer det mogleg for fakturasystemet vårt automatisk å kontrollere fakturaen mot (godkjend) bestilling og overføre til utbetaling etter gitte reglar.
Vanlege feil som medfører lengre behandlingstid er:
Feil beløp på fakturaen
Manglande leveranse eller avvik i kvantum
Delbetaling vil ikkje bli gjort, og dersom det er feil, må heile fakturaen krediterast og lagast på ny. Fakturaar som ikkje er i samsvar med spesifiserte krav, kan bli returnert.
Fakturavedlegg
Når EHF-fila inneheld nok informasjon i seg sjølv, treng vi ikkje eit eige fakturavedlegg i tillegg. Unntaket er når det må leggjast ved utfyllande informasjon, som timelister, teikningar og liknande. Desse vedlegga ønskjer vi primært som innebygd ("embedded") PDF-format og dei må merkast "commercial invoice", slik implementeringsrettleiaren viser.
Sensitiv informasjon på faktura bør avgrensast. Informasjon bør i størst mogeleg grad anonymiserast slik at ikkje namn og fødselsnummer framgår av fakturaen eller fakturavedlegget.
Enkeltfakturaar
Du som leverandør må sende éin faktura per bestilling.
Fakturaadressar
Fakturaen må ha korrekt EHF-adresse (organisasjonsnummer til korrekt føretak/kunde). Fakturaar som ikkje inneheld adresse, blir stoppa automatisk, og kjem ikkje fram til Helse Vest. Sjå kontaktinformasjonstabell nedst på sida.